GIÁM SÁT-QUẢN LÝ DỰ ÁN

I. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN
1. Khái niệm về Dự án
Theo Đại bách khoa toàn thì, từ “ Project – Dự án” được hiểu là “ Điều có ý định làm” hay “Đặt kế hoạch cho một ý đồ, quá trình hành động”. Như vậy, dự án có khái niệm vừa là ý tưởng, ý đồ, nhu cầu vừa có ý năng động, chuyển động hành động. Chính vì lẽ đó mà có khá nhiều khái niệm về thuật ngữ này, cụ thể như:
Dự án là việc thực hiện một mục đích hay nhiệm vụ công việc nào đó dưới sự ràng buộc về yêu cầu và nguồn lực đã định. Thông qua việc thực hiện dự án để cuối cùng đạt được mục tiêu nhất định đã dề ra và kết quả của nó có thể là một sản phẩm hay một dịch vụ mà bạn mong muốn (Tổ chức điều hành dự án -VIM).
Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm đạt được mục tiêu hay yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn vốn xác định (khoản 7 Điều 4 –Luật Đấu thầu)
Dự án là một quá trình mang đặc thù riêng bao gồm một loạt các hoạt động được phối hợp và kiểm soát, có định ngày khởi đầu và kết thúc, được thực hiện với những hạn chế về thời gian, chi phí và nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu phù hợp với những yêu cầu cụ thể.
Dự án là đối tượng của quản lý và là một nhiệm vụ mang tính chất 1 lần, có mục tiêu rõ ràng trong đó bao gồm chức năng, số lượng và tiêu chuẩn chất lượng), yêu cầu phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian quy định, có dự toán tài chính từ trước và nói chung không được vuợt qua dự toán đó.
2. Đặc điểm chủ yếu của dự án:
2.1. Nhiệm vụ có tính đặc thù riêng, có tính một lần: không có nhiệm vụ nào khác có thể giống hoàn toàn với nhiệm vụ này. Điểm khác biệt của nó được thể hiện trên bản thân nhiệm vụ và trên thành quả cuối cùng.
2.2. Phải đáp ứng những mục tiêu rõ ràng.Mục tiêu của dự án bao gồm hai loại:
– Mục tiêu mang tính thành quả là yêu cầu mang tính chức năng của dự án như công suất, chỉ tiêu kỹ thuật
– Mục tiêu mang tính ràng buộc như thời hạn hoàn thành, chi phí, chất lượng.
2.3. Mang những yếu tố không chắc chắn và rủi ro.
2.4. Chỉ tồn tại trong một thời gian nhất định.
2.5. Yêu cầu có sự kết hợp nhiều nguồn lực đa dạng.
2.6. Là đối tượng mang tính tổng thể
3. Những đặc điểm khác của dự án:
3.1. Một dự án cá biệt có thể là một phần của một dự án lớn
3.2. Trong quá trình triển khai thực hiện, các mục tiêu và đặc điểm kết quả một số dự án sẽ được xác định lại.
3.3. Kết quả của dự án có thể là một sản phẩm hoặc một số đơn vị của sản phẩm.
3.4. Bộ máy tổ chức chỉ là tạm thời và được thành lập trong thời gian thực hiện dự án
3.5. Sự tương tác giữa các hoạt động dự án có thể phức tạp.
II. NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN
1. Quản lý dự án và đặc trưng của nó
Sự xuất hiện của hàng loạt công trình kém chất lượng, công trình dở dang, chúng ta cảm thấy đau lòng. Nếu các nhà quản lý hiểu rõ được kiến thức quản lý lý dự án. nắm vững được quy luật vận động của dự án thi sẽ tránh được rất nhiều các hiện tượng .
Từ những năm 50 trở lại đây, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật và kinh tế xã hội, các nước đều cố gắng nâng cao sức mạnh tổng hợp của bản thân nhằm theo kịp cuộc cạnh tranh toàn cầu hóa. Chính trong tiến trình này, các tập đoàn doanh nghiệp lớn hiện đại hóa không ngừng xây dựng những dự án công trình có quy mô lớn. kỹ thuật cao, chất lượng tốt. Dự án đã trở thành phần cơ bản trong cuộc sống xã hội. Cùng với xu thế mở rộng quy mô dự án và sự không ngng nâng cao về trình độ khoa học công nghệ, các nhà đầu tư dự án cũng yêu cầu ngày càng cao đối với chất lượng dự án.
Vì thế, quản lý dự án trở thành yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của dự án. Quản lý dự án là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc liên quan tới dự án dưới sự ràng buộc về nguồn lực có hạn. Để thực hiện mục tiêu dự án, các nhà đầu tư phải lên kế hoạch tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, điều hành, khống chế và định giá toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án.
Quản lý dự án bao gồm những đặc trưng cơ bản sau:
a) Chủ thể của quản lý dự án chính là người quản lý dự án.
b) Khách thể của quản lý dự án liên quan đến phạm vi công việc của dự án (tức là toàn bộ nhiệm vụ công việc của dự án). Những công việc này tạo thành quá trình vận động của hệ thống dự án. Quá trình vận động này được gọi là chu kỳ tồn tại của dự án.
c) Mục đích của quản lý dự án là để thực hiện mục tiêu của dự án, tức là sản phẩm cuối cùng phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Bản thân việc quản lý không phải là mục đích mà là cách thực hiện mục đích.
d) Chức năng của quản lý dự án có thể khái quát thành nhiệm vụ lên kế hoạch, tổ chức. chỉ đạo, điều tiết, khống chế dự án. Nếu tách rời các chức năng này thì dự án không thể vận hành có hiệu quả mục tiêu quản lý cũng không được thực hiện. Quá trình thực hiện mỗi dự án đều cần có tính sáng tạo, vì thế chúng ta thường coi việc quản lý dự án là quản lý sáng tạo.
2. Nội dung quản lý dự án
Quản lý dự án là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối với 4 giai đoạn của vòng đời dự án trong khi thực hiện dự án (giai đoạn hình thành, giai đoạn phát triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc). Mục đích của nó là từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu dự án như mục tiêu về giá thành, mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng. Vì thế, làm tốt công tác quản lý là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng.
a) Quản lý phạm vi dự án
Tiến hành khống chế quá trình quản lý đối với nội dung công việc của dự án nhằm thực hiện mục tiêu dự án. Nó bao gồm việc phân chia phạm vi, quy hoạch phạm vi, điều chỉnh phạm vi dự án …
b) Quản lý thời gian dự án
Quản lý thời gian dự án là quá trình quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo chắc chắn hoàn thành dự án theo đúng thời gian đề ra. Nó bao gồm các công việc như xác định hoạt động cụ thể, sắp xếp trình tự hoạt động, bố trí thời gian. khống chế thời gian và tiến độ dự án.
c) Quản lý chi phí dự án
Quản lý chi phí dự án là quá trình quản lý chi phí, giá thành dự án nhằm đảm bảo hoàn thành dự án mà chi phí không vượt quá mức trù bị ban đầu. Nó bao gồm việc bố trí nguồn lực, dự tính giá thành và khống chế chi phí.
d) Quản lý chất lượng dự án
Quản lý chất lượng dự án là quá trình quản lý có hệ thống việc thực hiện dự án nhằm đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về chất l ượng mà khách hàng đặt ra. Nó bao gồm việc quy hoạch chất l ượng. khống chế chất lượng và đảm bảo chất lượng …
đ) Quản lý nguồn nhân lực
Quản lý nguồn nhân lực là ph ương pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, tính tích cực, sáng tạo của mỗi nguời trong dự án và tận dụng nó một cách có hiệu quả nhất. Nó bao gồm các việc như quy hoạch tổ chức, xây dựng đội ngũ, tuyển chọn nhân viên và xây dựng các ban quản lý dự án.
e) Quản lý việc trao đổi thông tin dự án
Quản lý việc trao đổi thông tin dự án là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo việc truyền đạt, thu thập, trao đổi một cách hợp lý các tin tức cần thiết cho việc thực hiện dự án cũng như việc truyền đạt thông tin, báo cáo tiến độ dự án
g) Quản lý rủi ro trong dự án
Khi thực hiện dự án sẽ gặp phải những nhân tố rủi ro mà chúng ta không lường trước được. Quản lý rủi ro là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm tận dụng tối đa những nhân tố có lợi không xác định và giảm thiểu tối đa những nhân tố bất lợi không xác định cho dự án. Nó bao gồm việc nhận biết. phân biệt rủi ro, cân nhắc, tính toán rủi ro, xây dựng đối sách và khống chế rủi ro.
h) Quản lý việc thu mua của dự án
Quản lý việc thu mua của dự án là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm sử dụng những hàng hóa, vật liệu thu mua được từ bên ngoài tổ chức thực hiện dự án. Nó bao gồm việc lên kế hoạch thu mua. lựa chọn việc thu mua và trưng thu các nguồn vật liệu
i) Quản lý việc giao nhận dự án
Đây là một nội dung quản lý dự án mới mà Hiệp hội các nhà quản lý dự án trên thế giới đưa ra dựa vào tình hình phát triển của quản lý dự án. Một số dự án tương đối độc lập nên sau khi thực hiện hoàn thành dự án, hợp đồng cũng kết thúc cùng với sự chuyển giao kết quả. Nhưng một số dự án lại khác, san khi dự án hoàn thành thì khách hàng lập tức sử dụng kết quả dự án này vào việc vận hành sản xuất. Dự án vừa bước vào giai đoạn đầu vận hành sản xuất nên khách hàng (người tiếp nhận dự án) có thể thiếu nhân tài quản lý kinh doanh hoặc chưa nắm vững được tính năng, kỹ thuật của dự án. Vì thế cần có sự giúp đỡ của đơn vị thi công dự án giúp đơn vị tiếp nhận dự án giải quyết vấn đề này, từ đó mà xuất hiện khâu quản lý việc giao nhận dự án. Quản lý việc giao – nhận dự án cần có sự tham gia của đơn vị thi công dự án và đơn vị tiếp nhận dự án, tức là cần có sự phối hợp chặt chẽ gian hai bên giao và nhận, như vậy mới tránh được tình trạng dự án tốt nhưng hiệu quả kém, đầu tư cao nhưng lợi nhuận thấp. Trong rất nhiều dự án đầu tư quốc tế đã gặp phải trường hợp này, do đó quản lý việc giao – nhận dự án là vô cùng quan trọng và phải coi đó là một nội dung chính trong việc quản lý dự án.
3. Ý nghĩa của quản lý dự án
a) Thông qua quản lý dự án có thể tránh được những sai sót trong những công trình lớn, phức tạp.
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và không ngừng nâng cao đời sống nhân dân, nhu cầu xây dựng các dự án công trình quy mô lớn, phức tạp cũng ngày càng nhiều. Ví dụ, công trình xây dựng các doanh nghiệp lớn, các công trình thủy lợi, các trạm điện và các công trình phục vụ ngành hàng không. Cho dù là nhà đầu tư hay người tiếp quản dự án đều khó gánh vác được những tổn thất to lớn do sai lầm trong quản lý gây ra. Thông qua việc áp dụng phương pháp quản lý dự án khoa học hiện đại giúp việc thực hiện các dự án công trình lớn. phức tạp đạt được mục tiêu đề ra một cách thuận lợi.
b) áp dụng ph ương pháp quản lý dự án sẽ có thể khống chế, điều tiết hệ thống mục tiêu dự án.
Nhà đầu tư (khách hàng) luôn có rất nhiều mục tiêu đối với một dự án công trình, những mục tiêu này tạo thành hệ thống mục tiêu của dự án. Trong đó, một sổ mục tiêu có thể phân tích định lượng, một số lại không thể phân tích định lượng. Trong quá trình thực hiện dự án, chúng ta thường chú trọng đến một số mục tiêu định lượng mà coi nhẹ những mục tiêu định tính. Chỉ khi áp dụng phương pháp quản lý dự án trong quá trình thực hiện dự án mới có thể tiến hành điều tiết, phối hợp, khống chế giám sát hệ thống mục tiêu tổng thể một cách có hiệu quả
Một công tnnh dự án có quy mô lớn sẽ liên quan đến rất nhiều bên tham gia dự án như người tiếp quản dự án, khách hàng, đơn vị thiết kế, nhà cung ứng, các ban ngành chủ quản nhà nước và công chúng xã hội. Chỉ khi điều tiết tốt các mối quan hệ này mới có thể tiến hành thực hiện công trình dự án một cách thuận lợi.
c) Quản lý dự án thúc đẩy sự trưởng thành nhanh chóng của các nhân tài chuyên ngành.
Mỗi dự án khác nhau lại đòi hỏi phải có các nhân tài chuyên ngành khác nhau. Tính chuyên ngành dự án đòi hỏi tính chuyên ngành của nhân tài. Vì thế, quản lý dự án thúc đẩy việc sử dụng và phát triển nhân tài, giúp cá nhân tài có đất để dụng võ.
Tóm lại: quản lý dự án ngày càng trở nên quan trọng và có nghĩa trong đời sống kinh tế. Trong xã hội hiện đại, nếu không nắm vững phương pháp quản lý dự án sẽ gây ra những tổn thất lớn. Để tránh được những tổn thất này và giành được những thành công trong việc quản lý dự án thì trước khi thực hiện dự án. chúng ta phải lên kế hoạch một cách tỉ mỉ, chu đáo.

Share Button